Hos Zeezit har vi mange års erfaring med at arbejde i Excel, og vi har på den hårde måde fundet ud af, hvor man kan hoppe over hvor gæret er lavest, og spare både tid og klik - oftest begge dele på en gang. I en række indlæg startende med dette vil vi opliste vores bedste tips og tricks til Excel, hvorved du forhåbentlig kan optimere dine nuværende arbejdsgange i Excel og spare både tid og penge.
1: Vælg alt med et klik
Genvejstasten Ctrl+A er relativt udbredt og kendt af mange, da denne genvej bruges til at markere alle celler i ens Excel-ark. Færre ved dog, at man ved at klikke på hjørneknappen i Excel - markeret nedenfor - opnår præcis det samme - bare med et klik med musen.
2: Skift mellem åbne Excel filer
Ofte vil man, når man arbejder med Excel, ende op i en situation, hvor man har utallige Excel-filer åbne på en gang, og ofte skifter rundt imellem dem for at finde de informationer man skal bruge. For ikke at spilde for meget tid på at skifte imellem de forskellige filer, så kan man med fordel bruge genvejen Ctrl+Tab - nemmere og enklere bliver det næsten ikke.
3: Slette alle blanke værdier i en tabel på få sekunder
Når man har udlæst en tabel til Excel vil man i nogle tilfælde opleve, at der er mange blanke værdier, som man måske gerne vil have filtreret væk, for på den måde at strømline ens data. Den nemmeste måde at gøre dette på er ved at indsætte filtrer i ens tabel, hvilket man gør under Sortér og filtrer. Herefter åbner man filtreret for den række, hvori man ønsker at filtrere de blanke værdier væk, og klikker på "tomme værdier" og herefter OK - se nedenfor for uddybende info. Nu er kun de rækker hvori der fremkommer blanke værdier synlige, og man kan nu nemt slette dem.
4: Sæt begrænsning på hvilke input-data der kan indsættes
I mange tilfælde kan det være en fordel, hvis man sætter en begrænsning på hvilke input-data der kan tastes ind i ens Excel-model. Det kunne for eksempel være i tilfælde af, at den indtastede værdi skal bruges i et opslag, og dermed SKAL indtastes i et bestemt format. For at afhjælpe dette har man mulighed for at indsætte en dropdown-menu, hvori man specificerer de input-muligheder ens brugere har mulighed for at vælge. Det kan for eksempel være en dato i et bestemt format eller et navn på en kollega. For at indsætte denne dropdown-menu skal man klikke på "datavalidering" - herefter vælger man "liste" under "tillad" - de input-data, som ens brugere kan vælge imellem, definerer man i feltet "data", hvor man markerer de ønskede data - se nedenfor for flere detaljer.
Hermed er det slut for denne gang - følg med næste gang, når vi kommer med flere tips og tricks til Excel. Hvis du har brug for assistance i forbindelse med en Excel eller Jet Reports opgave er du altid velkommen til at kontakte os.